Papéis e permissões
Na Tolvek, o que cada pessoa vê e faz depende das permissões que ela recebeu. As permissões vêm em grupos (“Ver todos os pedidos”, “Registrar os próprios recebimentos e pagamentos”…), e os perfis prontos juntam os grupos que costumam andar juntos. O proprietário é o único que não precisa de nenhum: ele pode tudo.
O proprietário
Seção intitulada “O proprietário”Quem cria a empresa é o proprietário. Ele tem todas as permissões, sempre — as dele não aparecem para edição, não podem ser mudadas e ele não pode ser removido da equipe. Ninguém vira proprietário por convite.
Os perfis prontos
Seção intitulada “Os perfis prontos”Ao convidar alguém ou em Editar permissões, você escolhe um destes perfis — ou monta um conjunto próprio em Personalizar (avançado):
| Perfil | O que inclui |
|---|---|
| Caixa | Atende o balcão: registra recebimentos, dá baixa nas contas em aberto e acompanha os pedidos. |
| Recepção | Recebe o cliente, monta orçamentos, abre pedidos e registra os recebimentos do balcão. |
| Produção | Chão de fábrica: vê e movimenta o próprio trabalho, comenta e movimenta o estoque. |
| Gestor de produção | Coordena toda a produção, os pedidos e o estoque — sem custos nem valores de venda. |
| Financeiro | Cuida das contas a receber e a pagar, dos recebimentos, dos custos e dos indicadores. Vê a posição de cada cliente e fornecedor. |
| Suprimentos | Compra, controla o estoque, cadastra materiais e contrata serviços de terceiros. |
| Administrador | Cuida da equipe, da empresa, da assinatura e das configurações do espaço. |
| Gerente | Acesso completo à operação, aos valores, à posição de clientes e fornecedores e aos relatórios — sem a administração do espaço. |
Escolher um perfil marca os grupos dele; você pode ajustar a partir daí. Na lista da equipe, quem tem exatamente os grupos de um ou mais perfis aparece com o nome de cada perfil; quem tem grupos a mais ou a menos aparece como Personalizado, com o número de grupos. Sem nenhum grupo, a pessoa fica com Sem permissões: continua na equipe e aparece para os colegas, mas não abre nenhuma tela.
Os grupos de permissão
Seção intitulada “Os grupos de permissão”Em Personalizar (avançado), os grupos aparecem por área — Comercial, Produção, Estoque e compras, Financeiro, Relatórios, Cadastros e Administração:
| Permissão | O que libera |
|---|---|
| Criar e editar todos os orçamentos | Ver todos os orçamentos e criar e editar qualquer um — inclui arquivar e criar novas versões. Também lê e escreve comentários nos orçamentos. |
| Criar e editar os próprios orçamentos | Criar orçamentos e editar só os criados pela própria pessoa — inclui arquivar e criar novas versões. Vê só os próprios orçamentos e comenta neles. |
| Ver todos os orçamentos | Ver todos os orçamentos do espaço e os comentários deles. |
| Ver os próprios orçamentos | Ver só os orçamentos criados pela própria pessoa, com os comentários deles. |
| Ver os orçamentos atribuídos a ele | Ver só os orçamentos em que a pessoa é a responsável, com os comentários deles. |
| Mover orçamentos entre etapas | Arrastar orçamentos entre as colunas do Quadro, mudando a etapa do trabalho. |
| Criar e editar todos os pedidos | Ver todos os pedidos e criar e editar qualquer um — dados e itens, incluindo lançar os serviços de terceiros e os materiais consumidos. Também lê e escreve comentários nos pedidos. |
| Criar e editar os próprios pedidos | Criar pedidos e editar só os criados pela própria pessoa. Vê só os próprios pedidos e comenta neles. |
| Criar pedidos | Criar pedidos — inclui converter um orçamento aprovado em pedido. |
| Ver todos os pedidos | Ver todos os pedidos do espaço e os comentários deles, incluindo os serviços de terceiros e os materiais lançados no pedido. |
| Ver os próprios pedidos | Ver só os pedidos criados pela própria pessoa, com os comentários deles. |
| Ver os pedidos atribuídos a ele | Ver só os pedidos em que a pessoa é a responsável, com os comentários deles. |
| Mover pedidos entre etapas | Arrastar pedidos entre as colunas do Quadro, mudando a etapa do trabalho. |
| Definir quem é o responsável por cada trabalho | Escolher de propósito quem responde por um pedido, um orçamento ou um item. Mover um cartão no Quadro não precisa desta permissão. |
| Ver e lançar os serviços de terceiros do pedido | Ver os serviços de terceiros de um pedido e lançar ou editar esses serviços. |
| Ver os serviços de terceiros do pedido | Ver os serviços de terceiros lançados no pedido. |
| Ver e lançar os materiais usados no pedido | Ver os materiais consumidos no pedido e lançar ou editar esse consumo. |
| Ver os materiais usados no pedido | Ver os materiais consumidos no pedido. |
| Ver e editar os valores de venda | Ver os valores de venda e definir ou alterar esses valores. |
| Ver os valores de venda | Ver os valores de venda em orçamentos, pedidos e tabelas. Sem essa permissão, esses valores aparecem escondidos. |
| Imprimir orçamentos, pedidos e fichas de produção | Imprimir e baixar os documentos de orçamentos, pedidos e produção. Documentos que mostram valores de venda também exigem a permissão de ver esses valores. |
| Acompanhar toda a produção | Acompanhar toda a produção do espaço e ver os comentários dos itens em produção. |
| Acompanhar a produção atribuída a ele | Acompanhar só a produção em que a pessoa é a responsável, com os comentários. |
| Mover itens entre etapas da produção | Arrastar os itens de um pedido entre as etapas da produção — só os itens que a pessoa consegue ver. |
| Comentar na produção | Ver, escrever e responder comentários nos itens em produção. |
| Ver e movimentar o estoque | Ver o estoque (materiais, quantidades e movimentações) e registrar entradas, saídas e ajustes manuais. Também comenta nos itens do estoque. |
| Ver o estoque | Ver o estoque: materiais, quantidades e movimentações, com os comentários. |
| Cadastrar e editar materiais | Cadastrar materiais e editar os dados e os preços por fornecedor. Inclui ver o estoque. |
| Registrar e editar compras | Ver as compras e registrar e editar compras — inclui receber, devolver, cancelar e reativar. Também comenta nas compras. |
| Ver as compras | Ver as compras registradas e os comentários delas. |
| Contratar e editar serviços de terceiros | Ver, contratar e editar serviços de terceiros — inclui dar baixa quando voltam prontos, cancelar e reativar. Também comenta nos serviços. |
| Marcar serviços de terceiros como feitos | Ver os serviços de terceiros e dar baixa em um serviço quando ele volta pronto, sem poder criar nem editar o serviço. |
| Ver os serviços de terceiros | Ver os serviços de terceiros e os comentários deles. |
| Ver os custos de materiais, compras e serviços | Ver os valores de custo de materiais, compras e serviços de terceiros. Sem essa permissão, esses valores aparecem escondidos. |
| Imprimir ordens de compra | Imprimir e baixar as ordens de compra e os extratos de movimentação do estoque. Documentos que mostram custos também exigem a permissão de ver esses custos. |
| Criar e gerenciar todas as contas a receber | Ver todas as contas a receber e criar, editar e cancelar qualquer uma — inclui negociar os acordos de pagamento delas. Também comenta no financeiro. |
| Criar e gerenciar as próprias contas a receber | Criar contas a receber e gerenciar só as criadas pela própria pessoa. Vê só essas contas e comenta no financeiro. |
| Criar contas a receber | Criar contas a receber. Sozinha, não dá para ver nem gerenciar as contas que já existem. |
| Ver todas as contas a receber | Ver todas as contas a receber e os comentários do financeiro. |
| Ver as próprias contas a receber | Ver só as contas a receber criadas pela própria pessoa. |
| Ver as contas a receber em aberto | Ver só as contas a receber que ainda não foram quitadas nem canceladas. |
| Criar e gerenciar todas as contas a pagar | Ver todas as contas a pagar e criar, editar e cancelar qualquer uma — inclui negociar os acordos de pagamento delas. Também comenta no financeiro. |
| Criar e gerenciar as próprias contas a pagar | Criar contas a pagar e gerenciar só as criadas pela própria pessoa. Vê só essas contas e comenta no financeiro. |
| Criar contas a pagar | Criar contas a pagar. Sozinha, não dá para ver nem gerenciar as contas que já existem. |
| Ver todas as contas a pagar | Ver todas as contas a pagar e os comentários do financeiro. |
| Ver as próprias contas a pagar | Ver só as contas a pagar criadas pela própria pessoa. |
| Ver as contas a pagar em aberto | Ver só as contas a pagar que ainda não foram quitadas nem canceladas. |
| Registrar todos os recebimentos e pagamentos | Ver todos os recebimentos e pagamentos do caixa e registrar e editar qualquer um. |
| Registrar os próprios recebimentos e pagamentos | Registrar recebimentos e pagamentos no caixa e editar só os próprios. Vê só os lançamentos que a própria pessoa registrou. |
| Ver todos os recebimentos e pagamentos | Ver todos os recebimentos e pagamentos do caixa. |
| Ver os próprios recebimentos e pagamentos | Ver só os recebimentos e pagamentos registrados pela própria pessoa. |
| Baixar contas com qualquer recebimento ou pagamento | Usar qualquer recebimento ou pagamento já registrado para quitar uma conta, no todo ou em parte (dar baixa). |
| Baixar contas com os próprios recebimentos e pagamentos | Dar baixa em contas usando só os recebimentos e pagamentos que a própria pessoa registrou. |
| Ver a posição financeira de clientes e fornecedores | Mostra o bloco de posição (saldo, vencidos e caixa não aplicado) nas fichas de cliente e de fornecedor, e as colunas A receber e A pagar nas listas. Sem essa permissão, esses valores não aparecem. |
| Ver os indicadores do financeiro | Ver os totais e gráficos do financeiro: recebido, a receber, a pagar e atrasos. |
| Ver as contas de categorias restritas | Ver as contas de clientes marcados com uma categoria restrita, como pró-labore e salários. Sem essa permissão, essas contas ficam ocultas. |
| Imprimir recibos e extratos de clientes | Imprimir e baixar recibos, extratos de cliente e acordos de pagamento. O que sai no papel respeita as mesmas permissões da tela. |
| Ver o relatório de vendas | Abrir o relatório de vendas, em Relatórios. |
| Ver o relatório de produção | Abrir o relatório de produção, em Relatórios. |
| Ver o relatório financeiro | Abrir o relatório financeiro, em Relatórios. |
| Ver o relatório de estoque | Abrir o relatório de estoque, em Relatórios. |
| Cadastrar e editar clientes | Ver, cadastrar e editar clientes — inclui criar um cliente novo direto dos seletores. Também comenta nas fichas de clientes. |
| Ver os clientes | Ver os clientes cadastrados e os comentários das fichas. |
| Cadastrar e editar fornecedores | Ver, cadastrar e editar fornecedores — inclui criar um fornecedor novo direto dos seletores. Também comenta nas fichas de fornecedores. |
| Ver os fornecedores | Ver os fornecedores cadastrados e os comentários das fichas. |
| Convidar e gerenciar a equipe | Ver a equipe e as permissões de cada pessoa, convidar pessoas, mudar as permissões delas, remover da equipe e liberar dispositivos. |
| Editar os dados da empresa | Editar os dados da empresa, o logo e os arquivos do espaço. |
| Gerenciar a assinatura e o plano | Ver o plano, a assinatura, as faturas e os limites do espaço, e gerenciar o plano: contratar, mudar e cancelar. |
| Configurar os tipos e as opções do espaço | Configurar os tipos personalizados e as opções de operação do espaço. |
| Ver o histórico de alterações de todo o espaço | Ver o histórico completo de quem alterou o quê no espaço, inclusive fora das próprias áreas. |
| Criar e editar os modelos de documento | Criar, editar, publicar e arquivar os modelos de documento do espaço. Não dá, sozinha, o direito de imprimir: isso vem das permissões de cada área. |
Algumas permissões do ramo da empresa ficam numa lista à parte:
No seu ramo: Bordado
“Próprios”, “atribuídos” e “em aberto”
Seção intitulada ““Próprios”, “atribuídos” e “em aberto””Várias áreas têm, além de “ver tudo”, versões mais estreitas — na tela de permissões, as opções Somente os próprios, Somente os atribuídos a ele e Somente em aberto:
- próprios — só os registros que a própria pessoa criou;
- atribuídos — só os registros em que a pessoa é a responsável;
- em aberto — só as contas que ainda não foram quitadas nem canceladas.
As opções se somam (próprios e atribuídos, por exemplo) e valem só para a área em que foram marcadas. O que fica fora delas simplesmente não aparece para a pessoa — nem na lista, nem na busca, nem nos números derivados.
Valores escondidos
Seção intitulada “Valores escondidos”Os valores em dinheiro têm permissões próprias, separadas por assunto: valores de venda, custos (de materiais, compras e serviços de terceiros) e a posição financeira de clientes e fornecedores. Sem a permissão, a pessoa vê o registro, mas não o valor:
- nas telas, o valor aparece como um cadeado com um traço (—), e passar o mouse mostra “Você não tem permissão para ver este valor”;
- no histórico de alterações, o valor aparece como •••.
Um valor escondido nunca aparece como zero, e um total calculado a partir de um valor escondido também fica escondido. O que sai no papel segue as mesmas permissões da tela.
Quando uma alteração é recusada por permissão
Seção intitulada “Quando uma alteração é recusada por permissão”Em telas que reúnem várias partes — como um pedido com dados, itens e responsável —, a Tolvek confere cada parte que você mudou. Se uma delas não é permitida para você, a alteração inteira é recusada — nada é salvo pela metade — com uma mensagem que nomeia a parte, por exemplo: “Você não tem permissão para alterar os preços. Remova essa parte da alteração ou peça acesso.” No lugar de “os preços” vem a parte recusada: “os serviços de terceiros”, “os consumos de material”, “o responsável”, “o responsável do pedido” ou “o responsável do item”.
O que fica gravado para cada pessoa são os grupos de permissão que ela recebeu; o que ela pode fazer é calculado a partir deles toda vez que ela entra. Se um grupo deixa de existir numa atualização da Tolvek, ele é apenas ignorado — a pessoa fica com menos permissões, nunca com erro.
As permissões são dadas em três momentos: ao criar a empresa (quem cria vira proprietário), ao convidar (você escolhe os grupos, e pode deixar sem nenhum) e em Editar permissões, que troca o conjunto inteiro de uma vez — o que você vê na tela ao salvar é exatamente o que a pessoa passa a ter.
O proprietário tem todas as permissões, sempre. Não existe um grupo “proprietário” para dar a alguém, e as permissões dele não podem ser alteradas — a tela avisa “As permissões do proprietário não podem ser alteradas”.
Duas permissões não estão em nenhum grupo nem perfil e hoje ficam só com o proprietário: mexer nas etapas do fluxo (criar, reordenar e arquivar) e uma configuração de preços própria do ramo. É por isso que o cartão Primeiros passos do Início aparece só para o proprietário.
As opções “próprios”, “atribuídos” e “em aberto” filtram o que a pessoa vê em cada área, e não passam de uma área para outra. Um registro fora do que ela pode ver se comporta como se não existisse — abrir pelo endereço mostra “não encontrado”, nunca “acesso negado”. Os números que saem desses registros — totais do Início, resultados da busca, histórico de etapas — também respeitam o mesmo filtro. Sem nenhuma opção de leitura numa área, a área não abre.
Os comentários, o histórico de etapas e o histórico de alterações de um registro seguem a visibilidade dele: se você não pode abrir o registro, também não lê nem escreve nos comentários dele, nem vê o seu histórico.
Quem só acompanha a produção atribuída a si só consegue mover entre etapas o trabalho que enxerga — nunca algo que não aparece no Quadro dele. Por isso o perfil Caixa, que não acompanha a produção, também não move trabalho entre as etapas da produção.
Ao salvar uma tela com várias partes, a Tolvek confere a permissão de cada parte presente na alteração antes de qualquer outra coisa. Se uma parte não é permitida para você, nada é salvo e aparece uma mensagem que nomeia essa parte — por exemplo, “Você não tem permissão para alterar o responsável. Remova essa parte da alteração ou peça acesso.” Desfaça a mudança nela e salve de novo, ou peça a permissão. A Tolvek nunca descarta em silêncio o que você digitou.
Cada tipo de valor em dinheiro tem a sua permissão: o valor de venda é uma, o custo de materiais é outra, o de compras outra e o de serviços de terceiros outra. Por isso uma mesma página do histórico pode mostrar o custo de uma compra e esconder o de um serviço. O valor escondido aparece vazio, nunca como zero.
A posição de um cliente ou fornecedor — saldo, vencidos e caixa não aplicado — tem uma permissão só dela, Ver a posição financeira de clientes e fornecedores. Os perfis Financeiro, Gerente e Administrador a têm; Caixa e Recepção não, e para eles esse bloco não aparece nas fichas e nas listas.
Quem tem a versão “próprios” das permissões de recebimento e de baixa só usa o crédito que ele mesmo registrou: os créditos disponíveis e as baixas que ele pode desfazer são só os próprios.
Os seletores — escolher um cliente para o pedido, um fornecedor para a compra, uma conta para o acordo — funcionam para qualquer pessoa da equipe, porque escolher não é o mesmo que abrir a tela daquele cadastro. Os seletores do financeiro mostram as contas, mas escondem os valores de quem não pode vê-los. Já a busca da paleta de comandos só mostra o que a pessoa pode abrir.
Escolher de propósito quem é o responsável por um pedido, um orçamento ou um item pede a permissão Definir quem é o responsável por cada trabalho. Arrastar um cartão no Quadro não pede: mover continua sendo só mover, mesmo quando a etapa registra um responsável.
Clientes não têm a opção “somente os próprios”: quem pode ver clientes vê todos os clientes da empresa, e quem pode editar edita todos. A Tolvek guarda quem cadastrou cada cliente, mas isso não limita quem o vê.
Ver as contas é decidido separadamente para contas a receber e contas a pagar. Quem tem Ver todas as contas a receber (ou a pagar) vê as contas daquela direção em qualquer situação; com Ver as contas a receber em aberto, só as ainda não quitadas nem canceladas; com Ver as próprias contas a receber, só as que a própria pessoa criou. Sem nenhuma delas numa direção, aquela área não abre. As contas de clientes de uma categoria restrita (como pró-labore e salários) ficam ocultas para quem não tem Ver as contas de categorias restritas. Os totais e indicadores continuam contando essas contas: a restrição esconde o detalhe, não o total.
Os números do financeiro seguem regras fixas: o atraso conta por dia — uma parcela que vence hoje ainda não está atrasada; os totais e indicadores contam tudo, mesmo o que você não pode abrir uma a uma; e passar dinheiro entre o caixa e o banco não é entrada nem saída. Uma conta fora do que você pode ver não aparece, nem pelo endereço.
No financeiro, as permissões são separadas por direção: contas a receber e contas a pagar têm cada uma as suas. Criar uma conta e gerenciar contas são permissões diferentes — uma não inclui a outra. Na versão “próprias”, a pessoa só mexe nas contas, acordos e lançamentos que ela mesma criou; os dos outros se comportam como se não existissem.
Quem dá baixa com a versão “próprios” só pode usar recebimentos e pagamentos que ele mesmo registrou — tanto ao escolher um recebimento quanto ao usar o crédito do cliente automaticamente. Um lançamento de outra pessoa nunca entra nessa baixa.
Os seletores do financeiro (contas, acordos, recebimentos e pagamentos) mostram a linha, o código, a situação e as datas para qualquer pessoa da equipe, mas escondem todos os valores de quem não tem a permissão de ver tudo naquela direção. Por isso Caixa e Recepção veem os valores nas próprias listas, mas não nos seletores; Financeiro e Gerente veem nos dois.
Os custos — de materiais, compras e serviços de terceiros — só aparecem para quem tem a permissão de ver aquele custo. Sem ela, o campo continua no lugar, com o valor escondido.
Num pedido, sem a permissão de ver os valores de venda, ficam escondidos o subtotal, o desconto, o total, os preços de cada item e o valor da cobrança. Sem a permissão de custos, ficam escondidos os custos dos serviços de terceiros. A situação da cobrança — paga, em aberto, atrasada — aparece sempre, para todos que veem o pedido.
Os seletores de cadastros — clientes, fornecedores, materiais, pessoas da equipe — mostram só nomes e identificação, nunca valores em dinheiro. Por isso não há nada a esconder neles.
Veja também
Seção intitulada “Veja também”Verificado em 08/10/2026