A cobrança: parcelas, ativação e ajustes

A conta (a cobrança, código CON-) é o registro do que alguém deve: um valor, uma direção e, quase sempre, um cliente ou fornecedor. Ela abre numa janela por cima de Contas a receber ou Contas a pagar. Prazo, parcelas e desconto não ficam na conta: ficam no acordo de pagamento que a cobre.

Quem vê esta tela

Quem vê: Ver todas as contas a receber, Criar e gerenciar todas as contas a receber, Ver todas as contas a pagar, Criar e gerenciar todas as contas a pagar

Abrir uma conta pede uma das permissões de ver contas da direção dela (a receber ou a pagar) — inclusive as variantes “próprias” e “em aberto”. Editar, ativar, cancelar e transferir pedem Criar e gerenciar todas as contas a receber (ou a pagar), ou a versão “próprias” para as contas que a pessoa criou. Sem a permissão, o botão aparece desativado, com o motivo ao passar o mouse. Imprimir o recibo pede Imprimir recibos e extratos de clientes.

Como a tela está organizada

Uma conta a receber aberta: o aviso de crédito do cliente, o acordo de pagamento, os detalhes e as ações.

No alto, o código, o status e a descrição da conta. Quando o cliente ou fornecedor tem crédito, uma faixa avisa “… tem R$ … em créditos” com o botão Aplicar créditos.

À esquerda:

Acordo de pagamento — o acordo que cobre a conta, com o código (abre o acordo), o status dele, o aviso Em atraso e os valores Quitado, Total e Desconto do acordo inteiro. Sem acordo, o cartão diz Sem acordo de pagamento e oferece Criar acordo de pagamento. Numa conta cancelada, o cartão avisa que ela “não tem parcelas nem prazo e não entra em acordos de pagamento”.
Atividade — as abas Comentários e Histórico.

O acordo de pagamento de uma conta, com o status, o que foi quitado, o total e o desconto.

À direita:

Detalhes — Direção, Valor, Ativação (a data em que a conta virou cobrável, ou quando isso vai acontecer — “ainda não cobrável” numa conta manual, “ao concluir o pedido”, “no 1º recebimento” numa compra, “quando a origem confirmar” num serviço), Emitida em, Nº doc. (com o lápis para editar), Criado por; em Vínculos, a origem (pedido, compra ou serviço), o cliente ou fornecedor, Posição (“ver no financeiro”) e o Crédito disponível.
Situação do cliente (ou do fornecedor) — o Saldo e o Crédito disponível da parte.
Ações — os botões da conta (abaixo).

Campos

O formulário Nova conta a receber (ou a pagar) tem Cliente (ou Fornecedor), Descrição, Valor e Nº doc.; a direção vem da lista em que você está. O aviso “nasce RASCUNHO — Ativar torna cobrável” lembra que a conta nova ainda não é cobrável.

Campo	Obrigatório?	O que faz	Quando importa
Direção	Sim	Diz se a conta é A receber (alguém deve à empresa) ou A pagar (a empresa deve). Vem da lista em que você clicou em Nova conta.	Decide quem pode ser a parte — cliente numa conta a receber, fornecedor numa conta a pagar — e não muda depois.
— (sem campo na tela: de onde a conta veio)	Sim	De onde a conta veio. Uma conta criada em Nova conta é sempre Manual; as que nascem de um pedido, de uma compra ou de um serviço mostram o código da origem.	Uma conta vinculada segue a origem — valor e descrição só mudam pelo pedido, pela compra ou pelo serviço.
Cliente / Fornecedor	Não	A pessoa ou empresa do outro lado da conta — um cliente numa conta a receber, um fornecedor numa conta a pagar.	Opcional. Sem parte, a conta é avulsa — vale do mesmo jeito, mas não entra na posição de nenhum cliente ou fornecedor e não pode ser quitada com crédito.
Valor	Depende	O valor devido, em reais — a única quantia que a conta guarda. Desconto, parcelas e prazo ficam no acordo de pagamento.	Obrigatório ao criar ("Informe o valor."), de R$ 0,00 a R$ 1.000.000.000,00 — uma conta aceita valor zero. Numa conta manual que está num acordo de pagamento, mudar o valor recalcula o acordo, e a Tolvek pede confirmação quando as parcelas mudam ou quando um valor já recebido volta a ser crédito. Numa conta vinculada não é editável.
Descrição	Não	Um nome livre para reconhecer a conta nas listas e no registro, até 120 caracteres. Sem descrição, ela fica identificada pelo código CON- e pela origem.	Opcional ao criar. Numa conta vinculada a descrição vem da origem e não é editada aqui.
Nº doc.	Não	O número do documento que deu origem à conta — nota fiscal, boleto, contrato —, até 120 caracteres. Não muda valores nem datas, e a busca da lista também o encontra.	Opcional. É o único dado editável em qualquer conta que não esteja cancelada, inclusive nas vinculadas a pedido, compra ou serviço.
— (sem campo na tela: a sua resposta às janelas de confirmação)	Não	A sua resposta às janelas de confirmação da conta — ativar, cancelar, reativar, ou uma mudança de valor que redistribui as parcelas do acordo ou devolve para crédito um valor já recebido.	Só quando a ação tem consequências; nada muda antes de você confirmar.
Para	Sim	O novo cliente (ou fornecedor) da conta, na janela Transferir cliente ou Transferir fornecedor. O saldo em aberto passa para a nova parte.	Só numa conta manual, não cancelada, que já tem cliente (ou fornecedor) e está fora de acordo de pagamento ativo — numa conta vinculada, a troca é feita no pedido, na compra ou no serviço. Os recebimentos e pagamentos já registrados não mudam de parte.

O que dá para fazer

Criar: em Contas a receber ou a pagar, Nova conta → preencha → Criar conta. A tela confirma “Rascunho CON-… criado” e oferece Ativar agora ou Depois.
Ativar conta: numa conta em rascunho (ou prevista), torna a conta cobrável. A Tolvek pergunta antes, na janela “Ativar cobrança?”, com uma frase conforme a origem da conta — numa conta manual, “Esta cobrança ainda está em rascunho. Ativar agora torna o valor devido e libera o recebimento. Continuar?” (ou “o pagamento”, numa conta a pagar); numa conta de pedido, compra ou serviço, a frase lembra que o pedido ainda não foi concluído, a compra ainda não foi recebida ou o serviço ainda não foi concluído. Confirme em Ativar cobrança — ativar não pode ser desfeito.
Receber (ou Pagar, numa conta a pagar): numa conta que já tem acordo, abre Registrar recebimento — veja O pagamento e o recebimento.
Criar acordo de pagamento: numa conta sem acordo, abre Negociar acordo com a conta já incluída — você cria um acordo novo (parcelado ou não, com ou sem pagamento na hora) ou adiciona a conta a um acordo existente. Se alguma conta incluída ainda está em rascunho ou prevista, a Tolvek pergunta antes, na janela “Ativar cobranças?”: “Estas cobranças ainda não estão ativas (Prevista ou Rascunho) e serão ativadas: CON-…. Continuar?”. Só com Ativar e continuar o acordo é gravado, com essas contas já ativas. Quando a mesma ação pede mais de uma confirmação — ao entrar num acordo existente, as parcelas em aberto podem ser redistribuídas —, elas vêm juntas na janela Confirmações necessárias, com o botão Confirmar tudo.
Aplicar crédito: numa conta que já tem acordo, usa o crédito que a parte já tem para quitar o acordo desta conta. Numa conta sem acordo, abre Negociar acordo, onde o crédito da parte aparece em Quitação inicial (Usar crédito da parte). O botão fica desativado quando a parte não tem crédito (“Sem crédito disponível para esta parte.”) ou quando a conta já está quitada. Uma conta avulsa, sem cliente nem fornecedor, não tem esse botão.
Editar: os campos de Detalhes viram campos de edição e o cartão Ações passa a mostrar só Salvar e Cancelar. Esse cartão fica fixo à vista enquanto você rola, então Salvar está sempre ao alcance; no celular, Salvar e Cancelar vão para uma barra presa na parte de baixo da tela. Numa conta manual você muda Descrição, Valor e Nº doc.; numa conta vinculada, só o Nº doc. O lápis ao lado de Nº doc. edita só esse campo, sem entrar na edição.
Transferir cliente (ou Transferir fornecedor): troca a parte da conta, na janela “Transferir conta para outro cliente” — De, Para e o aviso “O saldo em aberto migra”. O botão aparece só numa conta manual e pede Criar e gerenciar todas as contas a receber (ou a pagar). Uma conta avulsa não tem parte para transferir; a conta de um pedido, de uma compra ou de um serviço é transferida pela própria origem.
Imprimir: abre a impressão do Recibo da conta. Veja Imprimir um documento.
Cancelar conta: a conta deixa de valer e sai do saldo da parte; se estava num acordo de pagamento, sai do acordo, que é recalculado sem ela. A Tolvek pergunta antes. Numa conta já paga, o botão fica desativado, com o motivo ao passar o mouse: “Conta quitada — estorne os recebimentos no acordo antes de cancelar.” (se a tentativa chegar a acontecer, a mensagem é “Uma cobrança paga não pode ser cancelada. Estorne os pagamentos primeiro.”).
Reativar conta: numa conta cancelada, devolve a conta ao estado de antes do cancelamento — mas ela não volta para o acordo de pagamento em que estava.

Numa conta vinculada, cancelar e reativar seguem a origem — cancele ou reative o pedido, a compra ou o serviço.

O Recibo de uma conta não afirma que ela foi paga: ele imprime o Valor da cobrança e deixa linhas em branco para preencher à mão — Valor recebido (R$), Data do pagamento e Forma de pagamento —, porque a conta não guarda dados de pagamento. O recibo do dinheiro que de fato entrou é o Recibo de pagamento, impresso a partir do recebimento. A imagem de pré-visualização da demonstração é a mesma para todo documento; o conteúdo de cada tipo está em Tipos de documento.

Regras

Uma conta criada à mão nasce Rascunho: ainda não é cobrável, não entra no saldo e não pode receber dinheiro. Ela vira cobrável quando você a ativa. As contas que nascem de um pedido, de uma compra ou de um serviço nascem Previstas e são ativadas pela origem (o pedido concluído, o primeiro recebimento da compra, o serviço feito) — ou antes: pelo botão Ativar conta, ou ao incluir a conta num acordo de pagamento (a Tolvek pergunta antes, em “Ativar cobranças?”). Uma conta nunca fica num acordo sem estar ativa.

Ativar conta leva a conta de rascunho (ou prevista) para Pendente: o valor passa a contar no saldo da parte e a conta pode ser negociada e recebida. É um caminho de mão única. Numa conta que já está ativa ou cancelada, aparece “A cobrança já foi ativada ou está cancelada e não pode ser ativada.” Exemplo: uma conta manual de R$ 800,00 ativada aumenta em R$ 800,00 o saldo devedor do cliente.

A ativação acontece uma vez só e fica na memória da conta. Voltar uma etapa do pedido nunca desativa a conta. Se a conta for cancelada e depois reativada, ela volta Pendente se já tinha sido ativada um dia — e volta para rascunho (ou prevista) se nunca foi.

As contas que nascem de um pedido, de uma compra ou de um serviço só são criadas e atualizadas pela origem: o valor e a descrição acompanham o pedido, a compra ou o serviço. Nelas, o único dado que você edita é o Nº doc. Tentar mudar valor ou descrição mostra “Em cobranças vinculadas, apenas o nº do documento (NF) pode ser editado aqui; valor e título são geridos pelo fluxo de origem.” Pela tela Nova conta, só nascem contas manuais.

Quando o total da origem muda — itens do pedido, linhas da compra, itens do serviço —, o valor da conta muda junto, e o acordo de pagamento que a cobre é recalculado. A situação da conta continua seguindo o acordo. Se o novo total ficar abaixo do que já foi pago no acordo, a sobra não some: a Tolvek pergunta (“Sobra vira crédito?”) e devolve o valor como crédito da parte.

Quando o total de um acordo muda e ele tem duas ou mais parcelas em aberto, a Tolvek redistribui o novo valor entre as parcelas em aberto, na proporção do que falta em cada uma; as parcelas já pagas não mudam. Antes, ela mostra uma prévia (“Reparcelamento necessário” — parcela, vencimento, valor atual e novo valor) e só aplica com a sua confirmação. Com uma parcela em aberto só, o ajuste é direto. Exemplo: duas parcelas em aberto de R$ 300,00 num total que cai para R$ 500,00 ficam com R$ 250,00 cada.

Transferir cliente (ou fornecedor) troca a parte da conta — e, numa compra ou num serviço, do documento de origem junto. Os recebimentos e pagamentos já registrados não mudam de dono. A troca fica bloqueada enquanto a conta fizer parte de um acordo de pagamento ativo: o botão aparece desativado (“Conta dentro de um acordo de pagamento — saia do acordo antes de trocar a parte.”) e, se a tentativa acontecer, a mensagem é “Esta cobrança faz parte de um acordo de pagamento ativo. Remova-a do acordo antes de continuar.” Tire a conta do acordo (editando o acordo) ou cancele o acordo, e transfira depois.

Dois cuidados com o dinheiro: o desconto (do acordo de pagamento ou do pedido) nunca passa do subtotal — “O desconto não pode exceder o subtotal.” — e um total zero não vira Paga sozinho. Um acordo cujo total ficou em R$ 0,00 sem nenhum pagamento continua Pendente.

A conta não tem vencimento próprio: o prazo mora nas parcelas do acordo de pagamento. Uma conta ativa ainda sem acordo aparece como Sem negociação — sem prazo, ela fica de fora dos meses da previsão. O Nº doc. é um dado de conferência (nota fiscal, boleto, contrato): é opcional, não muda valores nem datas e pode ser preenchido a qualquer momento, inclusive depois, numa conta vinculada.

Todo valor em dinheiro aceita no máximo R$ 1.000.000.000,00. Acima disso, a tela avisa “Valor acima do limite permitido (máximo R$ 1.000.000.000,00).” e nada é gravado.

Descrições, títulos e o Nº doc. aceitam até 120 caracteres — “Descrição muito longa (máximo 120 caracteres).” O motivo de um estorno é a exceção: é um texto de justificativa e não tem esse limite.

O vencimento de uma parcela precisa ser um dia que existe no calendário: um 31/02/2026, por exemplo, é recusado — a Tolvek nunca troca a data por outra parecida.

Veja também

Verificado em 08/10/2026

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