A compra: itens, recebimento e devolução

A compra (código COM-) registra o que você comprou de um fornecedor: as linhas de material, o custo e a conta a pagar. O estoque não entra quando a compra é registrada — entra quando você recebe os itens, inclusive em partes. O registro da compra abre por cima da lista de Compras.

Quem vê esta tela

Quem vê: Ver as compras, Registrar e editar compras, Ver os custos de materiais, compras e serviços, Imprimir ordens de compra

Ver as compras abre o registro; Registrar e editar compras libera receber, devolver, editar, transferir, cancelar e reativar. Custos e totais ficam escondidos sem Ver os custos de materiais, compras e serviços. Imprimir pede Imprimir ordens de compra.

Como a tela está organizada

Uma compra aberta: os itens comprados, a cobrança a pagar, os detalhes e as ações.

No alto, o código, o status (Pendente, Parcial, Recebida ou Cancelada) e o fornecedor.

Itens comprados — Item (material e variação; clique para abrir o material), Qtd, Recebimento (recebido/pedido, como “0/4”, ou “2/3 · falta 1”), Custo un. e Total. A seta de uma linha recebida abre os Recebimentos desta linha, com data, quantidade e quem registrou; um recebimento desfeito aparece com a marca Estornado. Quando a compra tem linhas removidas, mostrar removido (com a quantidade) as revela, riscadas e com a data da remoção.
Atividade — Comentários e Histórico.
Cobrança · A pagar — a conta a pagar da compra: Status, Total, Pago, Nº doc. (com o lápis), Acordo, Ativação (a data, ou “no 1º recebimento”) e abrir cobrança.
Detalhes — Fornecedor, Título, Data da compra, Criada e Criada por.
Ações — Receber itens (enquanto falta receber algo), Devolver itens (quando já há algo recebido), Editar, Transferir fornecedor, Imprimir e Cancelar compra. Numa compra cancelada — “Cancelada em … — somente leitura” —, Reativar compra e Imprimir.

Campos

Nova compra — “Registre a compra — o estoque entra depois, no recebimento.” — pede Fornecedor, Data da compra, Nº doc., Título e os Itens (Material, Variação, Qtd em pacotes, Custo un.), com o Total calculado. O aviso “compra nasce Pendente · cobrança nasce Prevista” resume o que acontece ao registrar. A faixa Materiais em baixa lista os materiais abaixo do mínimo; Adicionar põe um deles como item.

Campo	Obrigatório?	O que faz	Quando importa
Fornecedor	Sim	De quem você compra. A conta a pagar da compra nasce em nome dele, e o custo sugerido de cada variação é o último preço pago a ele. Em Transferir fornecedor, é o novo fornecedor da compra.	Obrigatório. Qualquer fornecedor cadastrado serve. A troca de fornecedor fica bloqueada enquanto a conta a pagar estiver num acordo de pagamento ativo — Transferir fornecedor aparece desativado, com o motivo.
Data da compra	Depende	O dia em que a compra foi feita. A lista de compras é ordenada por ela, da mais recente para a mais antiga. O estoque não entra nessa data — entra no recebimento.	Obrigatória ao registrar (vem com hoje) e precisa ser um dia que existe no calendário. Pode ser trocada ao editar.
Itens	Depende	As linhas da compra — cada uma é uma variação de material, com a quantidade em pacotes e o custo por pacote. O total da compra é a soma das linhas.	Ao registrar, ao menos um item ("Adicione pelo menos um item"). Ao editar, você muda, acrescenta, remove ou restaura linhas e grava tudo de uma vez no Salvar.
Título	Não	Um nome livre para reconhecer a compra na lista (coluna Descrição) e no registro, até 120 caracteres. Sem título, a compra fica identificada só pelo código (COM-…).	Opcional. Ao editar, dá para trocar o título ou apagá-lo — apagado, a compra volta a ser identificada só pelo código.
Nº doc.	Não	O número da nota fiscal ou do boleto da compra, até 120 caracteres. Ele vai para a conta a pagar da compra.	Opcional. Dá para preencher depois, pelo cartão Cobrança da compra ou pela própria conta.
Variação	Sim	O material comprado e o pacote dele (a variação). Escolha o Material e depois a Variação.	Obrigatórios em cada item. Uma variação arquivada não pode entrar numa compra nova.
Qtd	Sim	Quantos pacotes da variação você comprou. No recebimento, o estoque entra na unidade-base (pacotes × tamanho do pacote).	Obrigatória e maior que zero ("Informe uma quantidade maior que zero").
Custo un.	Sim	O custo de um pacote, em reais. Para quem pode ver custos, vem preenchido com o último preço pago a este fornecedor por esta variação, quando existe.	Obrigatório, de zero a R$ 1.000.000.000,00. Na edição da compra, sem a permissão de ver custos, não dá para adicionar itens.
Receber itens / Devolver itens	Sim	As linhas que chegaram agora (Receber itens) ou que voltam ao fornecedor (Devolver itens), cada uma com a sua quantidade.	Informe a quantidade de pelo menos uma linha.
— (sem campo na tela: qual linha da compra)	Sim	A linha da compra que recebe ou devolve. Na janela, cada linha aparece pelo nome do material e da variação, como na tabela Itens comprados — você só informa a quantidade.	Só linhas ativas da compra; uma linha removida não recebe nem devolve.
Recebendo agora / Devolvendo agora	Sim	Quantos pacotes da linha chegaram agora — ou voltam ao fornecedor. Pode ser parte do total.	Maior que zero. Não passa o que ainda falta receber da linha, nem o que já foi recebido dela, na devolução.
— (sem campo na tela: a sua resposta à janela Cancelar compra?)	Não	A sua confirmação na janela Cancelar compra?, que explica o que o cancelamento desfaz.	Todo cancelamento pede essa confirmação antes de mudar qualquer coisa.
— (sem campo na tela: a sua resposta à janela Sobra vira crédito?)	Não	A sua confirmação de que o dinheiro já pago que não cabe mais no acordo de pagamento volta como crédito do fornecedor.	Só quando, sem esta conta, o total do acordo de pagamento fica menor do que já foi pago nele.
— (sem campo na tela: a sua resposta à janela Reparcelamento necessário)	Não	A sua confirmação de que as parcelas em aberto do acordo de pagamento serão redistribuídas sem esta conta.	Só quando a conta a pagar da compra estava num acordo com duas ou mais parcelas em aberto.
— (sem campo na tela: uma confirmação antiga de estorno)	Não	Uma confirmação antiga de estorno de pagamentos no cancelamento da compra. Hoje os pagamentos ficam no acordo de pagamento, então essa pergunta não aparece mais — o que sobra vira crédito pela confirmação Sobra vira crédito.	Nunca é pedida atualmente.
— (sem campo na tela: a sua resposta à janela Cancelar com estoque consumido?)	Não	A sua confirmação de que o cancelamento vai tirar do estoque material que já foi usado — o estoque fica negativo.	Só quando o que a compra trouxe já foi consumido por pedidos.
— (sem campo na tela: a sua resposta às janelas de confirmação)	Não	A sua resposta às janelas de confirmação da compra — Reativar esta compra?, a redistribuição das parcelas ou a sobra que vira crédito ao editar, e a devolução com estoque já consumido (Devolver com estoque consumido?).	Só quando a ação tem consequências; nada muda antes de você confirmar.
— (sem campo na tela: as linhas que você mudou)	Não	As linhas cuja quantidade ou custo você mudou na edição da compra. O que você não mexe fica como estava.	Gravadas junto com o resto no Salvar.
Qtd	Não	A nova quantidade de pacotes da linha. Mudar a quantidade não mexe no estoque — o estoque só entra no recebimento.	Não pode ficar abaixo do que já foi recebido da linha; para reduzir mais, registre uma devolução antes.
Custo un.	Não	O novo custo por pacote da linha. O total da compra e a conta a pagar acompanham.	Se a linha já teve recebimento, o último preço pago a este fornecedor também é atualizado.
Adicionar item	Não	Acrescenta uma linha nova à compra na edição — material, variação, quantidade e custo por pacote.	A variação precisa existir e não estar arquivada. A linha nova nasce sem recebimento.
Remover a linha	Não	Tira uma linha da compra. O que já tinha sido recebido dela sai do estoque de volta, e a linha fica visível em mostrar removido.	Gravada no Salvar; o total da compra e a conta a pagar acompanham.
Restaurar a linha	Não	Devolve à compra uma linha removida. O que tinha sido recebido dela volta ao estoque, exatamente a quantidade que a remoção tirou.	Gravada no Salvar. Devoluções e cancelamentos nunca voltam por aqui — só a remoção é desfeita.

O que dá para fazer

Registrar: Nova compra → preencha → Registrar compra — “Compra registrada — nasce Pendente, com a cobrança Prevista.”
Receber itens: informe o que chegou agora em Recebendo agora, linha por linha — recebimento parcial é permitido. A janela mostra o resultado (o estoque que entra, “Atualiza preços”, o novo status e, no primeiro recebimento, “Ativa a cobrança”) → Confirmar recebimento.
Devolver itens: informe o que volta ao fornecedor em Devolvendo agora → Confirmar devolução. O estoque sai; a conta a pagar não muda — “a cobrança a pagar NÃO muda — ajuste as quantidades se não for repor”.
Editar: as linhas viram campos (Qtd, Custo un., remover a linha, Adicionar item), junto com Título e Data da compra — o Título pode ser trocado ou apagado. O cartão Ações mostra Salvar e Cancelar e fica fixo à vista enquanto você rola; no celular, os dois vão para uma barra presa na parte de baixo da tela. Salvar grava tudo de uma vez.
Transferir fornecedor: passa a compra para outro fornecedor — “A cobrança a pagar vai junto”. Quando a conta a pagar está num acordo de pagamento, o botão aparece desativado, com o motivo ao passar o mouse: “A conta a pagar desta compra está num acordo de pagamento — tire-a do acordo antes de trocar o fornecedor.”
Imprimir: abre a impressão da Ordem de compra desta compra. A mesma porta está no ⋯ da linha na lista de Compras, e Imprimir selecionados imprime várias de uma vez. Para o fornecedor, existe o modelo pronto Pedido ao fornecedor sem valores — os itens e as quantidades, sem custos nem totais. Quando o tipo tem modelos salvos e nenhum é o padrão da empresa, a janela já vem com Padrão Tolvek escolhido no campo Modelo.

A janela “Impressão — COM-…” mostra a pré-visualização e os botões Fechar, Baixar PDF e Imprimir. A pré-visualização da demonstração é o mesmo documento de exemplo para toda impressão; o conteúdo da ordem de compra está em Tipos de documento.
Cancelar compra e Reativar compra: veja as regras.

Regras

Toda compra tem um fornecedor cadastrado — qualquer fornecedor serve. Sem ele, a compra não é registrada.

O total da compra é a soma das linhas, e cada linha vale quantidade × custo por pacote. Exemplo: 4 pacotes a R$ 78,50 dão R$ 314,00 na linha. O total que vale é o calculado pela Tolvek ao gravar — o da tela é uma prévia.

Cada linha compra uma variação (um pacote) de um material, e a quantidade é em pacotes. Registrar a compra não mexe no estoque nem nos preços: é no recebimento que o estoque entra (convertido para a unidade-base) e que o último preço pago àquele fornecedor é atualizado.

A compra cria, junto, uma conta a pagar ao fornecedor, no valor do total e com o código CON-. Ela nasce Prevista — ainda não conta no saldo do fornecedor — e é ativada uma vez só: no primeiro recebimento, quando a conta entra num acordo de pagamento (por exemplo, para pagar adiantado) ou quando você a ativa à mão, o que vier primeiro.

Receber itens registra o que chegou, linha por linha, mesmo em partes: o estoque entra, o último preço do fornecedor é atualizado, o status da compra muda e, no primeiro recebimento, a conta a pagar é ativada. Não dá para receber mais do que falta na linha — “Quantidade excede o pendente da linha — ajuste a quantidade da linha antes.” —, nem receber numa compra cancelada: “A compra está cancelada — não é possível receber itens.”

Uma variação arquivada não entra em compras novas, nem como linha nova na edição: “Esta variante está arquivada e não pode ser usada em novas compras.” As linhas que já usavam a variação continuam como estão.

Um Salvar grava toda a edição da compra de uma vez — título, data e todas as mudanças de linhas — ou nada. Mudar a quantidade não mexe no estoque, mas ela não pode ficar abaixo do que já foi recebido da linha: “A quantidade não pode ficar abaixo do que já foi recebido nesta linha — faça a devolução antes.” O total e a conta a pagar acompanham; se isso mexer num acordo de pagamento, a Tolvek reúne as confirmações (parcelas redistribuídas, sobra que vira crédito) numa janela só.

Devolver itens tira do estoque o que volta ao fornecedor, começando pelos recebimentos mais recentes da linha, e o status da compra recua. A conta a pagar não muda: uma devolução é logística, não preço — se os itens não serão repostos, edite a compra e reduza a quantidade. Não dá para devolver mais do que foi recebido (“A quantidade devolvida excede o recebido desta linha.”). Se o material devolvido já foi usado, a Tolvek pede confirmação, porque o estoque fica negativo. Uma devolução não pode ser desfeita: para ter o material de volta, receba de novo.

Cancelar a compra, remover uma linha ou restaurar uma linha mexem exatamente no que já foi recebido, nunca na quantidade pedida. Uma linha que pediu 10 pacotes e recebeu 4, quando removida, tira 4 do estoque; restaurada, devolve os mesmos 4. Uma linha ainda não recebida não mexe no estoque.

Todo recebimento desfeito guarda o porquê — devolução, remoção da linha ou cancelamento da compra — e aparece com a marca Estornado. Só os desfeitos por remoção voltam quando a linha é restaurada; os de devolução e de cancelamento nunca voltam sozinhos.

Cancelar compra pede confirmação e então: os recebimentos lançados são estornados e o estoque correspondente sai de novo; as linhas ficam no documento como histórico e o total vai a zero; a conta a pagar é cancelada e deixa de compor o saldo do fornecedor. Se ela estava num acordo de pagamento com dinheiro aplicado, a sobra vira crédito do fornecedor. Se o material já foi usado, a Tolvek avisa que o estoque fica negativo (“Cancelar esta compra estorna estoque já consumido por pedidos (o estoque ficará negativo).”) e pede outra confirmação. Uma compra cancelada é somente leitura.

Reativar compra traz o documento de volta, depois de confirmar: o total volta, mas os recebimentos estornados no cancelamento não voltam — uma compra que tinha sido recebida volta Pendente e o estoque precisa ser recebido de novo. A conta a pagar volta Prevista ou Pendente, conforme já tivesse sido ativada; os estornos de pagamento não são desfeitos e a conta não volta para o acordo. Reativar uma compra que não está cancelada mostra “A compra não está cancelada.”

Transferir fornecedor troca o fornecedor da compra e da conta a pagar, juntos; o estoque e os valores não mudam e os pagamentos já registrados ficam com quem pagou. A transferência fica bloqueada enquanto a conta a pagar estiver num acordo de pagamento ativo — mesmo que o acordo já esteja quitado: “Esta cobrança faz parte de um acordo de pagamento ativo. Remova-a do acordo antes de continuar.” Na tela, Transferir fornecedor já aparece desativado nesse caso — no registro e no ⋯ da lista —, com o motivo ao passar o mouse.

A Data da compra é o dia em que a compra foi feita; é por ela que a lista ordena e filtra. As compras registradas aqui são manuais — não nascem de outro documento.

O registro da compra mostra quem criou, quem registrou cada recebimento e o progresso de recebimento de cada linha; o nome do item leva ao cadastro do material.

Ver compras pede Ver as compras; registrar e mexer nelas pede Registrar e editar compras. Cada empresa vê só as próprias compras — uma compra de outra empresa simplesmente não é encontrada.

Veja também

Verificado em 08/10/2026

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